Implementering af et nyt ERP-system

Skrevet af Kenneth Søe-Larsen
Publiceret 13/01/2022

Overvejer du at skulle hoppe ud i et nyt ERP-eventyr? Men er du lidt usikker på, hvad hele den her implementeringsproces har at byde på af udfordringer?

Vi kan lige så godt være ærlige og lægge kortene på bordet. En implementering af et nyt ERP-system er ingen dans på røde roser. Det er en stor og krævende opgave, som kan komme til at strække sig over længere tid. Især fordi det kan være meget indgribende i dine ansattes arbejdsdag og dermed kræve stor tilvænning. Hvis du ønsker at få succes med dit nye ERP-system, så er der forskellige faldgruber, som du skal være opmærksom på, og dem vil vi gøre dig lidt klogere på nu.

 

Få defineret din virksomheds behov

Hvis du ønsker at få det optimale ud af dit nye ERP-system, er det vigtigt, at I får defineret virksomhedens behov. Hvad er det, I gerne vil opnå? Og hvornår vil I gerne opnå det? Det kan være, at I ønsker at blive mere digitale inden for en årrække, eller måske ønsker I at få en ERP-løsning, hvor der er plads til at vokse i, og hvor I er fremtidssikrede. Uanset hvad jeres behov er – om I har mange eller få – er det bare vigtigt, at I får defineret dem.

Der findes mange sider rundt omkring på nettet, som kan fortælle dig og din virksomhed om de utallige fordele, der følger med et nyt og fremtidssikret ERP-system. Det er dog alligevel vigtigt, at I får gjort jer nogle tanker omkring, hvad det er for nogle fordele, I lige præcis vil have ud af det. Er der nogle arbejdsgange, I vil effektivisere? Vil I mindske fejl og glemte informationer afdelingerne imellem?

 

Forbered jer selv på de negative konsekvenser

Det ville være at lyve at sige, at der ikke er en bagside af medaljen ved at skifte til et nyt ERP-system. Fordelene skal selvfølgelig gerne overskygge ulemperne, men I kommer ikke uden om, at der vil opstå forhindringer undervejs. Selvom man ikke kan forberede sig på alt her i livet, så er det bedste, I kan gøre, at gøre jer nogle tanker om, hvad disse små bump kunne være. På den måde kan I alligevel forberede jer lidt.

Udfordringerne kunne f.eks. være, at der er en gruppe af medarbejdere, som skal omlægge rigtig meget af deres almindelige arbejdsdag. Bliver det svært for dem? Betyder det, at produktiviteten falder? Eller har I rigtig meget data, der skal ryddes op i, som måske kan betyde, at ERP-implementeringen kommer til at tage ekstra lang tid?

 

Klæd medarbejderne godt på

Det er nemt at tro, at implementering af alt det tekniske som f.eks. migrering af data kommer til at være den største tidsrøver, når der kommer et nyt ERP-system på bordet. Faktum er dog som regel, at det er os mennesker, der besværliggør processen. Ikke nødvendigvis af ren modvilje, men ofte fordi at den gruppe af mennesker, som har hovedansvaret for implementeringem, kun har øjne på det systemmæssige. Det betyder, at de lidt glemmer, hvor stor en betydning ændringer har for os mennesker.

Hvis du skal i gang med at implementere et nyt ERP-system, er det derfor uhyre vigtigt, at du klæder dine medarbejdere godt på fra start til slut. Tag dem med i hele processen, og få det gjort klart for hver enkel afdeling, hvor deres nuværende arbejdsrutine kommer til at ændre sig. Jo mere du involverer dine medarbejdere, jo mere får du også den anden vej. Med det menes der, at du godt kan have en idé om, hvordan arbejdsrutinerne ser ud for dine medarbejdere. Men måske virkeligheden ser helt anderledes ud for den enkelte medarbejder. Derfor er det altid en god idé at bede om inputs fra medarbejderne.

 

 

 

 

Sæt tid af til at opkvalificere medarbejderne

Selvom et nyt ERP-system bringer positive ændringer med sig, så er det altså værd lige at huske på, at vi mennesker er vanedyr. Hvis vi er vant til at arbejde på en bestemt måde i en lang årrække, kan det virke som en kæmpe indgriben i ens hverdag at skulle til at arbejde på en helt ny måde. Derfor er det ikke blot vigtigt, at medarbejderne bliver klædt godt på, inden systemet træder i kraft. Det er mindst lige så vigtigt, at medarbejderne bliver lært godt op i de nye arbejdsgange.

I skal også huske på, at vi mennesker er forskellige, og vi har forskellige måder at lære på. Nogle er hurtige til at tage nye ting ind, mens andre skal bruge lidt længere tid. Nogle lærer bedst ved selv at sidde og nørde i forskellige brugsvejledninger, mens andre har brug for, at nogle går gennem systemet sammen med dem. Helt overordnet set er det bedste råd herfra, at du og din virksomhed skal huske den menneskelige del, når I begiver jer ud på et nyt ERP-eventyr.

Sig ja til holdbare forandringer i et langvarigt samarbejde, hvor vi kan regne med hinanden

Der er mere, hvor det kommer fra:

Nyt ERP-projekt? Sådan bliver du klar til start!

Du har en stærk formodning om, at et andet ERP-system kan klare dine workflows bedre og mere effektivt. Men du ved samtidig, at det kræver ressourcer at implementere det nye system. Her er tre gode råd til, hvordan du – sammen med dit team – kommer godt i gang med processen.

læs mere