Sådan frigiver du en arbejdsuge

”Time is money” skrev Benjamin Franklin i en essay i 1748. Ordene har stadig stor betydning i dag, for tid er en vigtig (måske den vigtigste?) ressource i din virksomhed. Har du styr på, hvordan I bedst bruger jeres tid? 

Her tænker ikke på tidsregistrering og forskellige måder at definere tid. Jeg tænker i minutter, konkret tidsforbrug og sparede løntimer. På at bruge jeres tid bedst muligt ved at udnytte de muligheder, I har, for at effektivisere jeres arbejdsgange.  

10 minutter om dagen gør en forskel 

Hvis dine medarbejdere sparer knap 10 minutter om dagen, har de hver sparet en hel arbejdsuge op om året. En uge I kan bruge på noget sjovere og mere værdiskabende for din virksomhed.  

De 10 minutter skal ikke findes ved færre toiletbesøg eller mindre kaffemaskinesnak; de skal findes ved at effektivisere på nogle af jeres mange administrative opgaver.  

Ting tager tid 

Én af de administrative opgaver, som vi oplever, at mange bruger (for) meget tid på er vedligehold af stamdata og varenumre. Det der med at leverandørens nye datafil ikke lige bliver opdateret med det samme, fordi det er en besværlig proces, som netop kræver god tid. Kender du mon det?  

Det betyder, at virksomheden i en periode kører med forældede data. Konsekvensen spreder sig som ringe i vandet og ”stjæler” minutter fra flere nøglemedarbejdere. Og lad mig slå fast – det her handler ikke om at placere skyld og ansvar for den konkrete opgave. Det handler om tid. Om at hver medarbejder gør sit bedste med den tid, de opgaver og de systemer, de har til rådighed.  

Lad os tage et eksempel:

Din virksomhed sælger lyskæder, som altid haft en strømbesparende funktion, men det har aldrig været noget, leverandøren har beskrevet eksplicit. Nu ændrer leverandøren produktdata til at indeholde denne feature inkl. hvor meget besparelsen betyder for kunden.  

Der er travlt i din virksomhed, så filen fra leverandøren ligger i indkøberens indbakke. Lyskæden mangler derfor disse oplysninger på webshoppen, og det betyder, at kunderne enten undlader at købe produktet eller henvender sig til jeres kundesupport for at høre til det reelle strømforbrug.  

Kundesupporten kan naturligvis ikke vide alt om alle jeres produkter, så hun søger i jeres interne systemer, som heller ikke er korrekt opdateret, da filen med oplysningen fortsat ligger i kollegaens indbakke og ikke er indlæst endnu. Det betyder, at hun enten giver kunden det forkerte svar eller forstyrrer en anden kollega for at undersøge, om det mon kan være rigtigt.  

Havde data kørt automatisk igennem systemerne, kunne kunden selv se svaret på webshoppen – i hvert fald hvis shoppen har en integration til jeres ERP-system. Og under alle omstændigheder ville kundesupporten være klædt på til at besvare dette (og øvrige) spørgsmål ud fra nyeste data.  

Selvom ovenstående blot er et simplificeret eksempel, men kan du så genkende arbejdsgangene og tankegangen? Det tager tid at opdatere data, hvis det skal foregå manuelt. Og data, der ikke er opdateret, koster tid og i visse tilfælde kunder. Det skal vi gøre noget ved.

Opspar tid – og brug den godt 

Et ERP-system kan ikke alt, men det kan meget. I hvert fald hvis du vælger den rigtige løsning og får opsat de rette integrationer imellem dine nuværende systemer (herunder webshoppen).  

Dine medarbejdere sparer tid i sine daglige processer. Tid, som de kan bruge på noget andet. Jeg oplever ofte to scenarier:

1. Den sparede tid bruges på udvikling 

Når vi taler om tid, kommer vi ikke udenom, at den går stærkt – også når det kommer til udvikling. Derfor er det vigtigt, at du konstant har styr på, hvordan din virksomhed positionerer sig med den seneste viden indenfor netop jeres område.  

De medarbejdere som netop har fået frigivet tid ved at få fjernet manuelle processer fra deres arbejdsbord er medarbejdere, som kender din virksomhed og dine produkter til fingerspidserne. Brug deres viden proaktivt til at skabe nye muligheder i din forretning. Det kræver tid at få de gode idéer. Måske du lige har frigivet tiden til næste geniale omsætningsprodukt?

2. Den sparede tid sparer en nyansættelse

Her er vi helt nede på bundlinjen. Dine medarbejdere er pressede og begynder at nævne, at der er brug for flere ressourcer i afdelingen – underforstået en ny kollega til at hjælpe med nogle af opgaverne. Men for hver ny kollega, kommer der også en stor omkostningspost på dit budget. Både til rekruttering, oplæring og løn.  

Det er her, det giver god mening at se på effektivisering af processer i stedet. Måske kan dit nye ERP-system frigive netop de timer, der skal til for at I ikke behøver ansætte en ny kollega? Måske kan der ligefrem blive tid til, at dine medarbejdere kan sidde med nye og spændende opgaver? 

Måske tiden er kommet til, at systemerne skal effektiviseres, så medarbejderen slipper for tidskrævende opgaver og du frigiver noget af deres tid? 

Derfor anbefaler vi Microsoft Business Central 

Du kender allerede Microsoft fra dit styresystem og Office-pakken. Microsoft Business Central ligger i forlængelse af den brugervenlighed, du kender. Det er selvfølgelig lidt farligt at sige, hvis du er en af de få, som absolut ikke trives på den brugerflade, så du får lige endnu et argument: 

Microsoft Business Central kan tilpasses lige præcis din virksomhed, fordi systemet er sat sammen af standardmoduler som fx indkøbs-, logistik-, økonomi-, salgs- og ordrestyring. Disse standardmoduler kan tilpasses jeres arbejdsgange, så I får det system, der skaber mest værdi – og flest sparede timer – hos jer. Og modulerne taler naturligvis sammen, så alle informationer glider sikkert gennem systemet og når de rette medarbejdere.  

Vil du vide mere?  

I forlængelse af ovenstående, vil jeg lige nævne et blogindlæg, jeg lavede for et års tid siden: ”Hvilke moduler findes der i et ERP-system?”. Det giver dig en idé om de mange muligheder.  

Og så er der ingen tvivl om, at for at spare tid, står du overfor et implementeringsprojekt, som tager tid. Jeg vil derfor anbefale dig at kaste et blik på mit indlæg fra sidste måned: ”Nyt ERP-projekt? Sådan bliver du klar til start”, hvor du får tre konkrete tips til, hvad du skal overveje inden projektstart.  

Hos Bornerups har vi +30 års erfaring med at implementere ERP-systemer, som understøtter virksomhedens fremtidige udvikling – og den gældende lovgivning. Få en erfaren partner med i processen – fra foranalyse til færdigt implementeret projekt – vi er med dig hele vejen.  

 

Book et gratis sparringsmøde og lad os se på, hvordan vi kan optimere din virksomheds processer med et nyt ERP-system.   

Sig ja til holdbare forandringer i et langvarigt samarbejde, hvor vi kan regne med hinanden

Der er mere hvor det kommer fra: