Bliv klar til et nyt forretningssystem – Bornerups

Skrevet af Kenneth Søe-Larsen
Publiceret 07/04/2022

Kend din virksomhed – før du køber et forretningssystem

Implementeringen af et nyt forretningssystem kræver ofte både tid og penge. Udfordringerne ligger blandt andet hos de medarbejdere, der må omlægge meget af deres arbejdsdag. Alternativt har virksomheden måske rigtig meget data, der bør ryddes op i, inden et nyt system kan blive aktuelt. Situationer, som kan få implementeringen til at tage ekstra lang tid.

Hvis du vil være sikker på at komme godt fra start med dit forretningssystem, er det vigtigt, at du kigger virksomheden grundigt i øjnene, inden du vælger systemet. Det er nemlig ikke nok at have styr på de forretningsmæssige målsætninger. Du skal også kigge indad på, hvordan arbejdsprocesser udføres i praksis. Her på siden præsenterer jeg dig for 3 områder, som du med fordel kan være opmærksom på, inden du anskaffer dig et nyt forretningssystem.

 

Få styr på virksomhedens forretningsmæssige formål

Inden du vælger et forretningssystem, er der god grund til at kigge på virksomhedens digitaliseringsmodenhed. Hermed mener jeg, at det er afgørende at have en forståelse for, hvem man er som virksomhed, før man kan give sig i kast med selve teknikken. Hvis teknikken er (for) fancy i forhold til virksomhedens digitale ståsted, risikerer du, at virksomheden ikke har ressourcerne til at udnytte den. For at finde det mest optimale forretningssystem til netop din virksomhed, bør du derfor som minimum tage stilling til følgende:

  1. Aftal forretningsmæssige formål – hvor ønsker virksomheden at være i fremtiden?
  2. Sæt mål i forhold til ønskede gevinster – både i hårde og bløde procenter.
  3. Fokusér på adfærdsændringer – og acceptér, at det er en tidskrævende proces.

Når ledelsen skal blive enig om de forretningsmæssige formål, er det eksempelvis vigtigt at kigge indad og spørge: Hvad er formålet med at starte et IT-projekt op? Måske vil virksomheden forsøge at nå et nyt geografisk marked, hvilket kræver en særlig IT-understøttelse. Måske vil virksomheden have mere funktionel lagerstyring ved at bruge understøttende teknologi. Når du konkret ved, hvad formålet med forretnings systemet er, har du et langt bedre udgangspunkt for at finde den bedste løsning for virksomheden.

 

Kortlæg de ønskede gevinster

Når du har styr på de forretningsmæssige formål, bør du kortlægge de ønskede gevinster. Det er vigtigt, at du specificerer, hvad du forventer at få ud af implementering af et nyt forretningssystem. Kortlæg de ønskede gevinster både på kort og på lang sigt. Jo mere konkret du kan være omkring gevinsten, jo bedre. Det kan eksempelvis være, at virksomheden har et behov for at styrke kvaliteten af varestamdata, hvorfor det giver mening at indføre fælles styring af data på tværs af blandt andet lageret, salg og indkøb.

Skriv også gerne de negative mål ned. Det er eksempelvis sandsynligt, at produktiviteten kan falde blandt medarbejdere i den første tid på grund af transformationen. Sørg for at kortlægge negative mål, så medarbejdere kan se, at det er forventeligt med en nedgang i produktiviteten.

Implementering af et nyt forretningssystem kræver adfærdsændringer

Sidst men absolut ikke mindst skal du have en forståelse for de adfærdsændringer, der er forbundet med at implementere et nyt forretningssystem. Lad os fortsætte med samme eksempel: En virksomhed ønsker at nå et nyt geografisk marked (det forretningsmæssige mål), hvilket resulterer i en ny styring af varestamdata på tværs af forskellige afdelinger (adfærdsændringer).

Det kan have stor betydning for medarbejderen på virksomhedens lager, der formentlig må skrotte sit manuelle regneark med stamdata til fordel for en ny IT-løsning. Ændringen kræver en tæt dialog med medarbejderen, hvis du vil være sikker på, at vedkommende er bedst muligt forberedt på ændringerne og på denne måde opnå virksomhedens gevinstmål.

Groft sagt ændrer teknikken ingenting. Det gør til gengæld de mennesker, som bruger den. Derfor skal du eksempelvis vide, hvor digitale dine medarbejdere er, og om der opstår nye kompetencekrav. Særligt hvis du bestiller en standardløsning hos en IT-leverandør, er det vigtigt at vide, hvilke adfærdsændringer det medfører at efterleve standardløsningen.

Den største udfordring ved at implementere et nyt forretningssystem er nok at bygge bro mellem systemet og de nuværende processer i en virksomhed. Gør derfor dit forarbejde grundigt, inden du vælger et forretningssystem, og forbered i det hele taget virksomhedens medarbejdere med en detaljeret forretningsstrategi.

 

Bornerups – IT, som alle kan forstå

Der er ingen tvivl om, at det kræver en del forberedelse at vælge et nyt forretningssystem. Hvis du er usikker på, hvilket forretningssystem der er det mest optimale for netop din virksomhed, kan du med fordel kontakte Bornerups. Vi tilbyder nemlig rådgivning i et sprog, som alle kan forstå, og så har vi desuden 30 års erfaring med at implementere IT-systemer, der understøtter virksomheders fremtidige udvikling.

Vi hjælper selvfølgelig med alt fra foranalysen til selve implementeringen af dit nye forretningssystem. Vi arbejder 100 % cloud-only, hvilket er din garanti for altid at have de nyeste versioner af Microsofts produkter.

Book et sparringsmøde hos os allerede i dag – det er selvfølgelig helt gratis og uforpligtende.

Sig ja til holdbare forandringer i et langvarigt samarbejde, hvor vi kan regne med hinanden

Der er mere, hvor det kommer fra:

Sådan frigiver du en arbejdsuge

”Time is money” skrev Benjamin Franklin i en essay i 1748. Ordene har stadig stor betydning i dag, for tid er en vigtig (måske den vigtigste?) ressource i din virksomhed. Har du styr på, hvordan I bedst bruger jeres tid?

læs mere

Bliv klar til den nye bogføringslov

Digital bogføring. Det var det helt store emne, da den nye bogføringslov blev vedtaget i maj. Det betyder, at mange danske virksomheder skal være klar til at føre sit regnskab helt digitalt. Få et overblik over kravene og se, hvor langt du er i processen med at digitalisere dine arbejdsgange.

læs mere

Nyt ERP-projekt? Sådan bliver du klar til start!

Du har en stærk formodning om, at et andet ERP-system kan klare dine workflows bedre og mere effektivt. Men du ved samtidig, at det kræver ressourcer at implementere det nye system. Her er tre gode råd til, hvordan du – sammen med dit team – kommer godt i gang med processen.

læs mere