Digital bogføring. Det var det helt store emne, da den nye bogføringslov blev vedtaget i maj. Det betyder, at mange danske virksomheder skal være klar til at føre sit regnskab helt digitalt, når kalenderen viser 1. januar 2024. Få et overblik over kravene og se, hvor langt du er i processen med at digitalisere dine arbejdsgange.
Danmark er EU’s mest digitaliserede land. Eller det var vi i hvert fald i 2021. Og derfor kommer det heller ikke som nogen overraskelse, at der bliver stillet større krav om digitalisering til de danske virksomheder. Konkret betyder det blandt andet digital bogføring.
Det lyder tungt. Og det er måske med en vis bæven i stemmen, at din virksomhed skal igangsætte et ERP-projekt for at sikre, at alt lever op til kravene, for: Kan vi overhovedet nå det?
Svaret er ja! Det kan I. Hos Bornerups går vi all in på effektive projekter og sige nej til evighedsprojekter. Det fortæller jeg mere om en anden dag, for i dag handler det om den nye bogføringslov, og hvad den betyder for dig og din virksomhed.
Den nye bogføringslov – helt kort
Helt overordnet er kravene omkring rettidig registrering og en femårig, sikker opbevaring af dit regnskab og dine bilag fortsat gældende. Ændringerne er primært omkring:
- Digitale bogføringssystemer
- Digital bogføring
Lever dit bogføringssystem op til kravene?
Der kommer tre overordnede krav til dit (nye) digitale bogføringssystem. Det skal:
- understøtte en løbende registrering af dine transaktioner og angivelse af bilag – og opbevare disse sikkert i fem år
- opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed – inkl. bruger- og adgangsstyring – og automatisk sikkerhedskopiere registreringer og bilag
- understøtte automatisering af administrative processer fx automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer
Kravene gælder uanset om du arbejder i et standard- eller specialudviklet system.
Når du vælger en ERP-løsning fra os, har vi naturligvis styr på reglerne, så dit nye ERP-system lever op til alle de gældende krav. Er du i tvivl om, hvor du står henne med din nuværende ERP-løsning, er du meget velkommen til at kontakte os.
Hvordan kommer du i gang med digital bogføring?
Der er mange niveauer af digital bogføring. Med den nye bogføringslov skal alle dine bilag ligge digitalt i et format, der er læseligt. Når vi taler læseligt, er det fx en .pdf, mens en .csv eller .xml ikke er læselige.
Når du fører et digitalt regnskab, betyder det, at du:
- bogfører alle transaktioner digitalt
- opbevarer alle registreringer og bilag digitalt
- anvender et digitalt bogføringssystem, som er godkendt til formålet (som vi talte om lige før)
Jeg vil også lige nævne, at Erhvervsstyrelsen nu kan forlange at få alt dit regnskabsmateriale udleveret, hvor de før kun har kontrolleret årsrapporten i den indsendte form.
Den nye bogføringslov stiller krav til dine procedurer, og det giver udfordringer for flere virksomheder.
Måske bruger du et ældre regnskabssystem lige nu, som ikke lever op til kravene? Måske fører du (dele af dit) regnskab i Excel? Måske er det her med digitale forandringer en generel udfordring? Uanset hvad skal vi nok få dig godt i mål.
Dine fordele ved et digitalt bogføringssystem
Det var helt kort om loven. For med forandringer følger også muligheder, og derfor giver digital bogføring også en række fordele.
Først og fremmest er det en fordel for dig og dine medarbejdere, at I sparer tid på manuelle opgaver. Derudover bliver det nemmere for dig at få et (hurtigt og retvisende) overblik over virksomhedens økonomien.
Derfor er Microsoft Business Central (måske) dit digitale bogføringssystem
Med Microsoft Business Central får du en 100% cloudbaseret løsning. Det betyder fuld fleksibilitet, færre driftsomkostninger og et altid opdateret system med mange muligheder for at automatisere dine forretningsprocesser.
Du får dataoverblik og øget produktivitet, fordi du får et system, som klarer flere forskellige arbejdsgange, så dine medarbejdere kan fokusere på udvikling og andre spændende opgaver.
Lad os tage et konkret eksempel:
Du modtager en mail med en faktura på de uldhalstørklæder, du har købt til vinter. Her bliver fakturaen sendt direkte ind i systemet, som læser data og finder frem til, hvor fakturaen skal lægge sig.
Du har allerede sat forskellige godkendelsesprocesser op, så systemet ved hvem, der skal godkende hvilke bilagstyper og beløbsgrænser. Uldhalstørklæder hører ind under Berit, som modtager en notifikation om, at hun skal tjekke og godkende fakturaen.
Herefter bogfører systemet fakturaen og lægger den som et digitalt bilag. Og vil du se bilaget igen, skal du blot klikke på linjen for at se alle data. Meget nemmere bliver det ikke.
Og når du nu er i gang: Overvej evt. om du skal tage integration til jeres netbank med i processen, så dit nye digitale bogføringssystem selv betaler via netbank. Det betyder at endnu en arbejdsproces bliver klaret af systemet, så du frigør arbejdstid til andre spændende opgaver og projekter.
(Alle relevante data om de fornævnte uldhalstørklæder havner selvfølgelig også hos de medarbejdere og i de systemer, der skal bruge oplysningerne, så fx lagerstyring og webshop bliver opdateret automatisk.)
Vil du vide mere?
Du står overfor et implementeringsprojekt. Jeg vil derfor anbefale dig at kaste et blik på mit indlæg fra sidste måned: ”Nyt ERP-projekt? Sådan bliver du klar til start”, hvor du får tre konkrete tips til, hvad du skal overveje inden projektstart.
Du kan også dykke ned i alle detaljerne omkring bogføringsloven på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, hvor du blandt andet finder:
Hos Bornerups har vi +30 års erfaring med at implementere ERP-systemer, som understøtter virksomhedens fremtidige udvikling – og den gældende lovgivning. Få en erfaren partner med i processen – fra foranalyse til færdigt implementeret projekt – vi er med dig hele vejen.
Book et gratis sparringsmøde og lad os se på, hvordan Dynamics 365 Business Central kan optimere din virksomhed.