Sådan forbereder I jer på et ERP-skifte til Business Central

Et vellykket ERP-skifte begynder længe før, det nye system bliver sat op. Virksomheden skal have et tydeligt mål, afstemte arbejdsgange, brugbare data og klare ansvarsområder. Når ledelse, medarbejdere og ERP-partner ved, hvad der skal ske, bliver implementeringen mere forudsigelig. Samtidig reduceres risikoen for fejl, forsinkelser og en løsning, der ikke passer til virksomhedens behov.

Sådan forbereder I jer på et ERP-skifte til Business Central

Et ERP-skifte er overgangen fra virksomhedens nuværende økonomi- eller ERP-system til en ny løsning. Det omfatter typisk afklaring af behov, opsætning af systemet, datamigrering, test, undervisning og go-live. Ved et skifte til Microsoft Dynamics 365 Business Central får virksomheden mulighed for at samle økonomi, salg, indkøb, lager og andre centrale processer i én cloudbaseret ERP-løsning. Det skaber et fælles datagrundlag og kan reducere behovet for manuelle arbejdsgange og separate systemer.

Et ERP-skifte er dog ikke kun et teknisk projekt. Det påvirker også virksomhedens rutiner, ansvar og måde at samarbejde på. Det nye system skal derfor ikke blot kopiere alle vaner fra det gamle. Det skal understøtte de arbejdsgange, virksomheden har brug for fremover. Forberedelsen bør begynde med en afklaring af, hvilke problemer Business Central skal løse, hvilke processer der skal forbedres, og hvad virksomheden ønsker at opnå med investeringen.

Hvornår bør en virksomhed skifte ERP-system?

Et ERP-skifte bliver relevant, når det eksisterende system skaber mere arbejde, end det sparer. Medarbejderne bruger måske mange regneark, de samme oplysninger bliver registreret flere steder, og rapporteringen kræver manuelle udtræk og mellemregninger. Et andet faresignal er, at afdelingerne ikke arbejder ud fra de samme data. Salg, lager og økonomi kan have forskellige oplysninger om den samme ordre. Det øger risikoen for dobbeltarbejde, misforståelser og fejl i eksempelvis lagerbeholdning, leverancer eller fakturering.

Virksomheden kan også være vokset fra sin nuværende ERP-løsning. Nye salgskanaler, lokationer, selskaber eller integrationer kan være vanskelige at understøtte, og selv mindre ændringer kan kræve uforholdsmæssigt meget arbejde. Et enkelt problem er ikke nødvendigvis nok til at skifte ERP-system. Men når flere udfordringer optræder samtidig og påvirker effektivitet, datakvalitet og overblik, bør virksomheden undersøge mulighederne for en mere sammenhængende ERP-løsning.

Sådan forbereder I virksomheden på et ERP-skifte

Før arbejdet med det nye system begynder, skal virksomheden beskrive, hvorfor ERP-skiftet er nødvendigt. Målet kan være at reducere manuelt arbejde, samle data, forbedre lagerstyringen, styrke rapporteringen eller skabe et mere fremtidssikkert fundament. Det afgørende er, at ledelsen og projektgruppen har den samme forståelse af, hvad den nye ERP-løsning skal forbedre. Målene skal være konkrete nok til at fungere som rettesnor gennem projektet. Når der opstår nye ønsker eller skal træffes beslutninger om funktioner og tilpasninger, skal virksomheden kunne vurdere, om de understøtter det oprindelige formål.

Det er også vigtigt at afstemme forventningerne til projektets omfang. Ikke alle ønsker behøver at være en del af den første løsning. Nogle forbedringer kan med fordel vente, til medarbejderne er blevet fortrolige med Business Central, og de vigtigste processer fungerer stabilt.

Hvem skal deltage i ERP-projektet?

Et ERP-system berører typisk flere dele af virksomheden. Derfor bør økonomi, salg, indkøb, lager og ledelse være repræsenteret, når det er relevant for forretningen. Én intern projektansvarlig bør have mandat til at træffe beslutninger og sikre fremdrift. Samtidig skal det være tydeligt, hvem der har ansvar for arbejdsgange, data, test og godkendelse. De medarbejdere, der arbejder med processerne i hverdagen, bør også inddrages. De har ofte den mest konkrete viden om, hvor problemerne opstår, hvilke oplysninger der mangler, og hvilke manuelle løsninger der er blevet en fast del af arbejdet. Projektgruppen skal desuden have tid til opgaven. Hvis nøglepersonerne forventes at passe deres normale arbejde uden plads til workshops, test og undervisning, risikerer ERP-projektet at blive forsinket eller baseret på utilstrækkelige beslutninger.

Før Business Central bliver konfigureret, bør virksomheden beskrive, hvordan de centrale processer fungerer i dag, hvor problemerne opstår, og hvordan arbejdet helst skal foregå fremover. Fokus bør være på de arbejdsgange, der har størst betydning for driften. Det kan eksempelvis være forløbet fra tilbud og salgsordre til indkøb, lager, levering, fakturering og betaling. En procesbeskrivelse behøver ikke være omfattende for at være brugbar. Den skal først og fremmest gøre ansvar, handlinger, systemer og det ønskede resultat tydeligt.

På det grundlag kan kravene til den nye ERP-løsning prioriteres. Nødvendige funktioner skal adskilles fra ønskede forbedringer og muligheder, der kan vente. Det holder projektets omfang under kontrol og gør det lettere at vurdere, om et behov bedst løses med standardfunktionalitet, en app, en integration eller en egentlig tilpasning. Et ERP-skifte er samtidig en anledning til at vurdere virksomhedens eksisterende rutiner. Hvis en arbejdsgang kun findes på grund af begrænsninger i det gamle system, bør den ikke automatisk videreføres til Business Central.

Sådan forbereder I data til det nye ERP-system

Datamigrering handler ikke kun om at kopiere oplysninger fra det gamle system til det nye. Kunder, leverandører, varer, kontoplan og åbne poster skal gennemgås, så dubletter, gamle oplysninger og fejl ikke følger med. Det skal være tydeligt, hvilke data der skal flyttes, hvem der har ansvaret for dem, og hvordan de bliver kontrolleret. Virksomheden bør også beslutte, hvilke historiske oplysninger der skal være tilgængelige i Business Central, og hvilke data der i stedet kan opbevares i et arkiv.

Det er sjældent hensigtsmæssigt at flytte alle historiske data alene for en sikkerheds skyld. En afgrænset datamigrering kan gøre projektet mere overskueligt, så længe relevant dokumentation fortsat er tilgængelig.

Business Central understøtter dataimport fra blandt andet Excel og andre økonomisystemer. Men kvaliteten af resultatet afhænger stadig af forberedelsen. Upræcise data bliver ikke mere pålidelige af at blive flyttet til et nyt ERP-system.

Test og undervisning før Go-live

Når løsningen er sat op, skal testen tage udgangspunkt i virksomhedens virkelige arbejdsgange. Relevante medarbejdere kan eksempelvis gennemføre et samlet forløb fra oprettelse af en kunde og en salgsordre til levering, fakturering, betaling og rapportering. På den måde bliver fejl og uhensigtsmæssige arbejdsgange synlige, før systemet tages i brug.

Testen skal ikke kun undersøge, om funktionerne virker teknisk. Den skal også vise, om medarbejderne kan udføre deres opgaver, om data flyder korrekt mellem processerne, og om rapporterne giver det forventede overblik. Det bør på forhånd være aftalt, hvem der registrerer fejl, hvem der beslutter løsningen, og hvem der kan godkende, at Business Central er klar til go-live. Undervisningen bør ligge tæt på go-live og tage udgangspunkt i virksomhedens egne eksempler. Medarbejderne skal ikke blot vide, hvor de skal klikke, men forstå de nye arbejdsgange og deres egen rolle i dem. Når test og undervisning bliver tænkt sammen, får medarbejderne mulighed for både at lære systemet og påvirke de arbejdsgange, de efterfølgende skal anvende.

Sådan planlægger I en tryg Go-live

Go-live-planen skal skabe overblik over den sidste datamigrering, kontrol af åbningsbalancer og åbne poster, brugeradgange, ansvar, kommunikation og beredskab.

Tidspunktet bør vælges med hensyn til virksomhedens travle perioder, månedsafslutning og tilgængelige nøglepersoner. Hvis go-live bliver placeret midt i en særlig belastet periode, øges risikoen for, at mindre problemer får unødigt store konsekvenser. Det skal også være tydeligt, hvem medarbejderne kontakter, hvis der opstår spørgsmål eller fejl. En konkret plan for de første dage og uger skaber tryghed og gør det lettere at reagere hurtigt.

Go-live er ikke tidspunktet, hvor alle fremtidige ønsker skal være løst. Det vigtigste er, at de centrale arbejdsgange fungerer, data er kontrolleret, og medarbejderne kan udføre deres opgaver. Andre forbedringer kan prioriteres efterfølgende.

Hvor lang tid tager et ERP-skifte?

Der findes ikke én fast tidsplan for et ERP-skifte. Varigheden afhænger blandt andet af virksomhedens arbejdsgange, datamængde, antal brugere og selskaber samt behovet for integrationer og tilpasninger. En afgrænset standardløsning kan implementeres hurtigere end en kompleks løsning på tværs af flere forretningsområder. Datakvaliteten og virksomhedens egne ressourcer har også stor betydning for fremdriften. Hvis målene er uklare, beslutninger bliver udskudt, eller nøglepersonerne ikke har tid til projektet, vil implementeringen typisk tage længere tid. Den mest troværdige tidsplan kan derfor først udarbejdes, når behov, omfang og ansvar er grundigt afklaret.

Hvad afgør, om et ERP-skifte lykkes?

Et ERP-skifte lykkes, når virksomheden både vælger en relevant løsning og forbereder organisationen på at bruge den. Målet skal være konkret, ansvaret skal være tydeligt, og de vigtigste arbejdsgange skal være afstemt. Data skal være kontrolleret, og der skal være afsat tilstrækkelig tid til test og undervisning.

Samarbejdet mellem virksomheden og ERP-partneren har også stor betydning. ERP-partneren skal forstå forretningen, mens virksomhedens nøglepersoner skal være tilgængelige og kunne træffe de nødvendige beslutninger. Arbejdet stopper ikke ved go-live. Når systemet bliver anvendt i hverdagen, opstår der ny viden om arbejdsgange, rapportering og muligheder for optimering. Derfor bør der være en klar plan for support og videreudvikling efter implementeringen. Et vellykket ERP-skifte handler således ikke kun om at få et nyt system. Det handler om at skabe et langsigtet og solidt fundament for virksomhedens drift og udvikling.

Sådan foregår et ERP-skifte hos Bornerups

Hos Bornerups begynder et ERP-skifte med en grundig afklaring af virksomhedens behov, arbejdsgange og mål. Sammen skaber vi overblik over den nuværende løsning, de største udfordringer og de processer, Business Central skal understøtte.

På den baggrund fastlægges projektets omfang og køreplan. Data bliver klargjort, Microsoft Dynamics 365 Business Central bliver konfigureret, og centrale arbejdsgange bliver testet sammen med virksomhedens nøglepersoner. Undervisningen tager udgangspunkt i den konkrete hverdag, så medarbejderne ikke blot lærer systemets funktioner, men også forstår de nye arbejdsgange. Det giver et mere solidt grundlag for go-live og den efterfølgende drift. Go-live er ikke afslutningen på samarbejdet. Efter implementeringen får virksomheden et fast konsulentteam, som allerede kender løsningen og forretningen. Teamet hjælper med support, vedligeholdelse, undervisning og løbende optimering, efterhånden som behovene ændrer sig. Forløbet leveres gennem Bornerups’ EaaS-koncept, hvor implementering og det efterfølgende samarbejde samles i én fast aftale. Det giver tydelige rammer, kendte omkostninger og en langsigtet retning for ERP-løsningen.