Microsoft Dynamics 365 Business Central er et cloudbaseret ERP-system til små og mellemstore virksomheder. Systemet samler blandt andet økonomi, salg, indkøb, lager og projektstyring i én løsning. Det giver virksomheden fælles data, mere ensartede arbejdsgange og et bedre overblik over den daglige drift.
Hvad betyder ERP?
ERP står for Enterprise Resource Planning. På dansk bruges betegnelsen om et system, der forbinder virksomhedens centrale processer. Når en salgsordre oprettes, kan den samme information eksempelvis bruges til lagerstyring, levering, fakturering og bogføring. Medarbejderne arbejder dermed ud fra det samme datagrundlag i stedet for at vedligeholde oplysninger i flere systemer og regneark.
Hvad kan Business Central bruges til?
Business Central kan understøtte en lang række administrative og operationelle opgaver. Inden for økonomi kan systemet blandt andet bruges til bogføring, budgetter, betalinger, anlægsaktiver og økonomisk rapportering. Salgsarbejdet kan samles omkring tilbud, salgsordrer, leverancer, fakturaer og kundedata, mens indkøbet kan håndtere leverandører, indkøbsordrer, varemodtagelser og fakturaer.
Lagerdelen giver overblik over varer, lokationer, lagerbevægelser, kostpriser og disponering. Business Central kan også anvendes til projektstyring med ressourcer, budgetter, tidsregistrering og opfølgning. Hvis virksomheden har behov for det, kan løsningen desuden understøtte produktion, kapacitetsplanlægning, styklister og serviceordrer.
Den konkrete løsning afhænger af virksomhedens arbejdsgange og de funktioner, der bliver sat op. Microsoft beskriver den samlede funktionalitet i sin officielle dokumentation til Business Central.
Økonomi
Bogføring, budgetter, betalinger, anlægsaktiver og økonomisk rapportering.
Salg
Tilbud, salgsordrer, leverancer, fakturaer og kundedata.
Indkøb
Leverandører, indkøbsordrer, modtagelser og fakturaer.
Lager
Varer, lokationer, lagerbevægelser, kostpriser og disponering.
Projekter
Ressourcer, budgetter, tidsregistrering og opfølgning.
Produktion og service
Planlægning, kapacitet, styklister og serviceordrer, når virksomhedens behov kræver det.
Hvem er Business Central relevant for?
Business Central er udviklet til små og mellemstore virksomheder, der har behov for mere end grundlæggende bogføring. Det kan eksempelvis være handels-, engros- og e-commercevirksomheder, hvor økonomi, salg, indkøb, lager og levering skal hænge tæt sammen. Løsningen er også relevant for projekt- og servicevirksomheder, som har brug for at samle ressourcer, timer, omkostninger og fakturering i det samme system.
Det er ikke alene virksomhedens størrelse, der afgør, om Business Central er den rigtige løsning. Kompleksiteten i forretningen har mindst lige så stor betydning. En virksomhed med få medarbejdere kan have mange varer, salgskanaler, lokationer eller integrationer, mens en større virksomhed kan have forholdsvis enkle arbejdsgange. Business Central giver især værdi, når flere afdelinger skal arbejde med de samme oplysninger, og når data skal følge en sammenhængende proces fra den første kundehenvendelse til den afsluttende bogføring.
Løsningen passer desuden til virksomheder, der forventer at vokse eller ændre deres forretning. Business Central kan konfigureres og udvides i takt med, at der kommer flere brugere, nye selskaber, andre arbejdsgange eller behov for integrationer. Derfor kan systemet både fungere som en erstatning for et økonomisystem, virksomheden er vokset fra, og som et langsigtet fundament for den videre udvikling.
Typiske tegn på, at man bør skifte ERP-system
De samme data bliver indtastet flere steder.
Rapportering kræver mange manuelle mellemregninger.
Lager, salg og økonomi viser forskellige tal.
Nuværende system begrænser nye arbejdsgange eller vækst.
Virksomheden mangler et samlet og aktuelt overblik.
Et ERP-skifte bør overvejes, når det nuværende system skaber mere arbejde, end det sparer. Typiske tegn er gentagne indtastninger, mange regneark og rapportering, der kræver manuelle udtræk og mellemregninger. Det øger både tidsforbruget og risikoen for fejl. Et andet faresignal er, at salg, lager og økonomi arbejder med forskellige oplysninger. Det giver dobbeltarbejde, manglende overblik og fejl i eksempelvis leverancer, lagerbeholdning eller fakturering.
Hvis systemet samtidig gør det vanskeligt at understøtte vækst, nye salgskanaler, lokationer eller integrationer, kan virksomheden være vokset fra sin ERP-løsning. Når flere af disse problemer optræder samtidig, er det relevant at undersøge et mere sammenhængende og fremtidssikkert ERP-system.
Hvad er forskellen på Business Central og et økonomisystem?
Et økonomisystem fokuserer primært på bogføring, fakturering og regnskab. Business Central indeholder økonomistyring, men forbinder den med resten af forretningen. En ordre kan derfor følges fra tilbud og indkøb til lager, levering, faktura og betaling. Den væsentligste forskel ligger i sammenhængen mellem virksomhedens processer og data. Business Central har en omfattende standardfunktionalitet, som kan konfigureres til virksomhedens behov. Løsningen kan desuden udvides med apps og integrationer. Det betyder dog ikke, at alle eksisterende arbejdsgange bør kopieres direkte. En grundig kortlægning hjælper med at skelne mellem reelle forretningsbehov og vaner, der stammer fra det gamle system. Ofte kan standardfunktionaliteten skabe en enklere og mere hensigtsmæssig proces.
Har du spørgsmål til Business Central eller jeres ERP-løsning?
Hos Bornerups hjælper vi virksomheder med Microsoft Dynamics 365 Business Central – fra implementering og daglig drift til optimering, support og undervisning. Med vores faste konsulentteam får I en løsning, der passer til jeres forretning, og hjælp, når behovet opstår.
Få rådgivning om Business Central
